Politiques de confidentialité concernant le traitement de données aux fins de recrutement du personnel académique
A quelles fins vos données personnelles sont-elles traitées ?
emlyon business school* traitent vos données aux fins de recrutement du personnel académique de l’Ecole notamment lorsque les candidats répondent aux offres de recrutement de l’Ecole ou envoient leurs candidatures spontanées, relativement aux offres d’emploi « académiques » : professeurs permanents et temporaires. Ces données ne sont traitées qu’aux fins de gérer les réponses à ces candidatures et de constituer une CVthèque.
Sur quelles bases se fondent ces traitements de données ?
Les Traitement des candidatures (CV et lettre de motivation) et gestion des entretiens sont basés sur les mesures précontractuelles. La constitution de sa CV-thèque par l’Ecole est réalisé sur la base de son intérêt légitime à se constituer une telle base de données pour garantir la qualité de son enseignement académique.
Quelles sont les personnes concernées par ces traitements de données ?
Les personnes concernées sont les candidats qui répondent à des offres d’emploi sur le site dédié au recrutement d’emlyon business school (https://hr.em-lyon.com), ou sur les plateformes de recherche et offre d’emploi (« jobboards » Academic Positions notamment qui renvoie vers le site de recrutement de l’Ecole).
Sont également concernées les personnes qui envoient des candidatures spontanées à des collaborateurs d’emlyon business school, et les collaborateurs candidats à la mobilité interne.
Quelles données sont nécessaires pour ces traitements ?
La nature des opérations réalisées sur les données concerne la collecte des données candidats, la communication avec les candidats, l’hébergement et l’extraction de données.
Les catégories de données concernées par ces traitements sont :
- Données d’identification (nom, adresse email, numéro de téléphone, adresse postale, date de naissance, etc.)
- Vie personnelle (informations potentiellement contenues dans votre CV ou votre lettre de motivation telle que les centres d’intérêt par exemple)
- Formation/diplômes Vie professionnelle (CV, expériences professionnelles, compétences, objectifs, etc.)
- Informations d’ordre économique et financier (revenus)
- Lettre(s) de recommandation
- Liste des articles de recherche en cours
- Liste des articles publiés
- Evaluation d’enseignement
- « Research and Integrity statement » (document rédigé sous forme libre par le candidat)
Des informations complémentaires peuvent être demandées par défaut par certains Jobboards et par les cabinets de recrutement pouvant se charger de rechercher des candidats pour emlyon business school.
Les candidats présélectionnés sont rencontrés en visioconférence ; ces entretiens font l’objet d’une prise de notes.
Les dossiers des candidats recrutés sont transférés au service des ressources humaines dédié à la gestion du personnel, avec des informations complémentaires :
- Niveau d’enseignement
- Type de poste : recherche/enseignement
- Salaire et avantages
Qui accède à vos données ?
La Faculté reçoit l’ensemble des candidatures.
Les informations relatives aux candidats sont également communiquées aux managers concernés par les recrutements, via un accès temporaire à la plateforme de stockage des candidatures.
Les candidats à la mobilité interne postulent via l’intranet.
Des prestataires ont également accès aux données, aux seules fins de remplir les finalités exposées dans ces mentions d’information :
- Notre prestataire de service Eolia sofware dont les servers sont basés à Roubaix (France) et Amsterdam (Pays-Bas)
- Nos prestataires de service faisant partie au traitement sont : Société OVH, Société TextKernel, Société AWS, Société MICROSOFT AZURE notamment.
Aux fins de contractualisation, les dossiers des professeurs permanents ou temporaires-salaire sont transférés à l’administration du personnel, et ceux des professeurs temporaires-honoraire sont gérés par la comptabilité.
emlyon business school peut également être amenée à transférer les données des candidats aux autres entités filiales d’Early Makers Group SA, ou aux campus internationaux dans le cadre de la gestion des recrutements internationaux.
Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Les données relatives aux candidatures ne sont accessibles aux managers concernés que pendant la durée du recrutement ; une purge des accès est effectuée tous les deux mois.
Toutes les données concernant une candidature sont conservées 2 ans.
Informations et droits
*Le responsable de ce traitement est la société Early Makers Group, représentée par Madame Isabelle HUAULT, Présidente du Directoire.
Les personnes dont les données personnelles font l’objet d’un traitement disposent de droits :
– Droit d’accès aux données traitées, afin de se faire communiquer l’ensemble des données personnelles collectées sur le demandeur
– Droit de rectification des données traitées lorsque celles-ci sont incomplètes, inexactes, équivoques ou périmées
– Droit d’effacement des données traitées, lorsque la suppression de ces données repose sur des motifs légitimes
– Droit de limitation du traitement, afin de suspendre temporairement l’utilisation de certaines données
– Droit d’opposition au traitement, lorsque cette demande repose sur un motif légitime.
– Droit de définir des directives relatives au sort de ses données à caractère personnel après sa mort.
Les personnes dont les données personnelles font l’objet d’un traitement peuvent demander à exercer ces droits au responsable de la protection des données, qui répondra sous un mois à la requête, à l’adresse suivante : dataprivacy@em-lyon.com.
Il est également possible pour toute personne dont les données personnelles font l’objet d’un Traitement de saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), l’autorité nationale de contrôle compétente, pour toute réclamation.
