Stage - Assistant administratif évènementiel (F/H)

Qui sommes-nous ?

Fondée en 1872, emlyon est une institution de rang mondial parmi les 1% reconnues par la triple accréditation AACSB, EQUIS et AMBA. Elle rayonne à l'international par son excellence académique et son positionnement unique qui l'ancre, ici et maintenant, dans les enjeux du XXIème siècle. Emlyon business school compte aujourd'hui 6 campus situés à Lyon, Saint-Etienne, Paris, Shanghai, Bhubaneswar et Mumbai. Elle accueille chaque année plus de 8900 étudiants en formation initiale et plus de 6900 cadres en formation continue représentants 121 nationalités.

« Anticiper, accompagner et donner sens aux transformations du monde. C'est la mission que s'est fixée emlyon qui, à travers son plan stratégique Confluences 2025, a pour ambition de figurer parmi les 15 premières Global Business Universities en Europe » déclare Isabelle Huault, Présidente du Directoire et Directrice Générale d'emlyon business school.

Tel est l'environnement dynamique, engagé et ambitieux que vous rejoindrez en intégrant emlyon business school.


www.em-lyon.com

 

Contexte :

Dans le cadre d'une réorganisation du service, la Direction Advancement & Alumni Relations d'emlyon business school recherche un stagiaire pour une durée de 6 mois :

Assistant Administratif et évènementiel F/H

 

 

Ce que nous attendons de vous :

 

1. Assurer la communication des événements carrières

  • Sur le site emlyon business school alumni : mettre en ligne les événements sur l'agenda général et dans les onglets carrières et contrôler la fiabilité de l'information mise en ligne.
  • Assurer l'envoi par mail de l'agenda carrière, sur le plan local, national ou international suivant la nature des événements.
  • Assurer la communication des événements carrières sur les réseaux sociaux.
  • Faire preuve de créativité pour renforcer l'attractivité des pages carrières sur le site, être force de proposition sur tous les supports de communication.

2. Assurer le soutien logistique des événements 

  • Gérer les demandes d'information des diplômés, les demandes d'identifiants, certaines demandes d'inscription, de remboursement : être le référent de l'événement.
  • Assurer l'envoi de la confirmation d'inscription et du lien de connexion lorsqu'il s'agit de webinars ; veiller aux inscriptions de dernière minute.
  • En cas d'événement en présentiel : préparer la liste des participants, les badges le cas échéant, la réservation de la salle et sa disposition suivant les instructions de l'intervenant ; assurer l'accueil de l'intervenant et vérifier que l'atelier démarre dans de bonnes conditions.
  • Proposer des enquêtes post-évènements et en assurer le suivi et le reporting afin de connaitre les attentes et degrés de satisfaction des participants.

3. Gérer les offres d'emploi

  • Valider régulièrement les offres postées sur le site job teaser en fonction de leur adéquation avec le niveau de formation des diplômés.
  • Être le point de contact avec les recruteurs, diplômés et cabinets.

4. Reporting

  • Assurer un reporting précis et détaillé sur l'ensemble des actions du service Carrières : offres d'emploi, nombre d'événements, participation aux événements


       5. Missions transverses

  • Participation ponctuelle à des événements du réseau (remise des diplômes, World Wild Alumni Day, Alumni Camp...).
  • Développement des échanges avec les assistantes Carrières des Grandes Écoles, à Paris et à Lyon, permettant une émulation constructive et la gestion d'événements communs.
 

Ce que nous recherchons :

  • De formation supérieure à Bac + 3/4 type communication, événementiel, RH  
  • Maîtrise de la suite office,
  • Maitrise des Nouvelles Technologie de l'Information et de la Communication (web, réseaux sociaux, etc.),
  • Niveau d'anglais écrit / oral
  • Orientation clients et bon relationnel
  • Gestion du stress, et réactivité
  • Rigoureux.se et organisé.e
  • Force de proposition
 

Ce que vous y trouverez :

  • Une expérience riche, variée et valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale
  • Intégrer une équipe jeune et dynamique
  • Être en contact avec une population internationale et multiculturelle
  • Basé.e sur le campus siège à Écully, à 15 minutes du centre-ville de Lyon