Assistant(e) Welcome Desk F/H

Assistant(e) Welcome Desk F/H
 

Fondée en 1872, emlyon business school est l'une des plus anciennes écoles de commerce en Europe. Elle fait partie des rares business schools labellisées par les trois accréditations internationales : AACSB, Equis et AMBA. A ce titre, elle justifie sa place en tant que business school de rang mondial. emlyon business school compte aujourd'hui 6 campus situés à Lyon, Saint-Etienne, Casablanca, Shanghai, Bhubaneswar et Paris.

Elle accueille chaque année plus de 7200 étudiants en formation initiale et plus de 6100 cadres en formation continue représentants près de 80 nationalités.

A l'échelle mondiale, l'école s'appuie également sur un réseau de plus 181 partenaires académiques internationaux et anime une communauté de 32 000 diplômés dans 120 pays à travers le monde.

La mission d'emlyon business school est de former des « makers », à savoir des individus capables de prendre en main leur destin, d'être acteur et entrepreneur de leur existence, dans une démarche collaborative, en passant du « Do It Yourself » au « Do It Together ». Cette notion de « maker » reflète la vision de l'entrepreneur d'emlyon business school : celui qui essaie, expérimente, se trompe, recommence, apprend en marchant. L'entrepreneur doit aujourd'hui combiner cette dimension du faire, et du faire vite, avoir une capacité à anticiper, brasser des idées, les cultiver, voir avant les autres et faire plus vite que les autres. L'entrepreneur d'emlyon business school est un maker et un early mover. Bref, un early maker.

www.em-lyon.com

#earlymakers

Dans le cadre d'une création de poste, la Direction du Programme Grande Ecole recrute : 


Assistant.e UXLab Desk 

Vous fluidifiez la transmission de l'information afin d'améliorer l'expérience des apprenants et êtes force de proposition (suggestion d'amélioration de la communication au regard des demandes étudiantes).


Dans ce cadre vos missions principales seront :

 

  • Accueillir, informer, renseigner les apprenants, veiller à la satisfaction de leurs besoins, traiter leur demande ou les accompagner vers un autre interlocuteur :
  1. Assurer le service à l'étudiant en lui apportant une réponse claire ou en l'orientant vers le bon interlocuteur si besoin (Bourse, logement, Wellness, recherches diverses, Informatique, choix de cours : modalités, calendriers…, échanges internationaux, stages, jury et commission de passage, MakersFactory, langues, Direction financière)

  • Assurer l'interface avec les autres services de l'Ecole pour garantir une communication efficace et actualisée à destination des étudiants :
  1. Calendrier campus/événementiels/communautés/académiques // Calendrier comptabilité, infos comptables destinées aux étudiants // Informations relatives aux examens (calendriers, orientation des étudiants vers la bonne salle) // Refus d'accès (pas à jour de la scolarité) // Dates commission passage, jury

  • Traiter la boite générique DESK avec un délai de réponse de 48h maximum

  • Assurer le suivi des absences des étudiants :
  1. Récupérer les feuilles d'appel auprès des professeurs
  2. Récupérer les justificatifs d'absence (les scanner et les mettre dans le dossier de l'étudiant si besoin)
  3. Relancer les étudiants absents (afin d'identifier rapidement si un étudiant rencontre des difficultés)
  4. Informer le professeur si un étudiant a une absence prolongée (hospitalisation…)
  5. Assurer le suivi des absences (statistiques des absences/cours)
  6. Communiquer les absences aux coordinatrices de l'année A1 pour prise en compte dans la notation des cours (PCE par ex)
  7. Collaborer au déploiement de l'outil d'émargement numérique

  • Etablir des attestations :
  1. Réaliser les attestations “type” étudiants
  2. Réaliser les certificats de scolarité
  3. Etablir des DATAS attestations/certificats

  • Mettre à jour hebdomadairement les informations à destination des étudiants sur les écrans de communication

 

Participer aux pics d'activité du service UXLAB si besoin

Issu.e d'une formation Bac+2/+3 en administration, vous parlez un Anglais opérationnel et avez de bonnes connaissances des outils bureautiques. Vous avez une capacité à travailler avec des chiffres et des outils/interfaces numériques de l'école.

Vous avez un très bon relationnel, une bonne communication orale et le sens du service client (recherche continue de la satisfaction des étudiants). Vous êtes méthodique et rigoureux dans la gestion de vos dossiers. Vous avez une réelle capacité d'analyse et de synthèse et une résistance au stress.

L'esprit d'équipe et la capacité d'adaptation seront vos atouts.

Le poste est un temps plein basé à Ecully.

Si vous êtes intéressé.e par ce poste, merci de faire parvenir un CV et une lettre de motivation